Налоговое законодательство, защита персональных данных, работа с контрагентами — к этому можно подготовиться, совершать меньше ошибок или вовсе избежать их. Подготовили советы для тех, кто задумывается открыть свой бизнес в Польше.
В середине декабря 2022 года в беларусском хабе «Новая Земля» состоялась первая бизнес-встреча для беларусов Белостока. Она объединила всех, кто уже открыл и развивает собственный бизнес в Польше или пока только задумывается об этом.
Одним из спикеров встречи стала предпринимательница Наталья, которая уже более 20 лет живет в Польше и 12 из них успешно занимается здесь бизнесом. Свою презентацию она назвала «Татуировки польского бизнесмена». В выступлении она рассказала о подводных камнях в предпринимательской деятельности, а также поделилась важными моментами, на которые стоит обратить внимание, планируя открытие бизнеса.
— Бизнес — это сфера, в которой беларусы также могут объединиться и проявлять нашу формулу «беларус беларусу беларус». В бизнесе мы можем помогать и советовать что-то друг другу, делать новые проекты и использовать нашу синергию для взаимной поддержки и развития, — сказала Наталья.
Headway / unsplash.com
База, которую нужно знать
Налоговое законодательство в Польше не самое простое. Так, в Международном рейтинге налоговой конкурентоспособности (ITCI) за 2021 год Польша заняла 36 место из 37 стран, входящих в Организацию экономического сотрудничества и развития (OECD). А по итогам 2022 года поднялась вверх еще на два места, в итоге заняв 28-е.
Степень ответственности предпринимателей за налоговые нарушения в Польше обратно пропорциональна простоте и легкости применяемой ими системы налогообложения. Например, налогообложение частных предпринимателей более привлекательное, чем у юридических лиц, но за свои ошибки они отвечают не только полученными ранее доходами, но и будущими.
Поэтому, выбирая юридическую форму регистрации своего бизнеса, стоит обращаться за советом к профессиональным юристам, налоговым консультантам и бухгалтерам.
Презумпция невиновности не до конца работает в налоговом законодательстве. Это означает, что, если к предпринимателю пришла с проверкой налоговая инспекция, он не может отказаться отвечать на вопросы проверяющих или не свидетельствовать против себя, как это допускается в уголовном праве. Накопленные в результате налоговой проверки материалы могут быть переданы в прокуратуру, а действия предпринимателя станут подпадать под статьи Kodeksa karnego skarbowego.
В налоговом законодательстве существует такое понятие как należyta stanność (должная осмотрительность). Оно означает, что перед принятием решения о заключении коммерческой сделки предприниматель должен проверить своего контрагента и обстоятельства самой сделки. Примером соблюдения предпринимателем принципа должной осмотрительности может являться документ «Методика оценки соблюдения должной осмотрительности в торговых отношениях с покупателями товаров». Он, в случае налоговой проверки расчетов по НДС, будет служить подтверждением принимаемых бизнесом превентивных мер внутреннего контроля.
Какие меры безопасности стоит предпринимать бизнесу
Чтобы обезопасить себя от недобросовестных партнеров или неприятностей налоговой инспекции, стоит:
- использовать механизм podzielonej płatności (раздельной оплаты).
Этом механизм предусматривает, что оплата за приобретаемые товары или услуги производится двумя платежами: чистая (т.е. без НДС) стоимость продажи перечисляется на расчётный счет поставщика, а сумма НДС вносится на отдельный банковский счёт поставщика, специально открытый для НДС. Таким образом предприниматель может избежать непреднамеренного соучастия в налоговом преступлении и подтвердить налоговой инспекции свою добросовестность. Также необходимо помнить, что контрагент не имеет права отказать в таком способе оплаты товаров или услуг.
- верифицировать своих контрагентов.
В Польше существует несколько способов для проверки потенциального контрагента.
1). Реестр «Белый список налогоплательщиков» (Biała lista podatników) позволяет по номеру налогоплательщика (NIP) или номеру государственной регистрации(KRS) убедится, что статус налогоплательщика у клиента активен (за нарушение налогового законодательства организацию вычёркивают из этого списка).
2). Национальный судебный реестр (Krajowy Rejestr Sądowy) помогает проверить регистрационные данные контрагента, необходимые для заполнения фактур, его номер банковского счета, который должен быть зарегистрирован в налоговой инспекции, и полномочия представителя клиента на заключение договоров. Стоит отметить, что польское законодательство по НДС и ответственность за фальсификацию фактур является одним из самых жёстких. Например, за фальсификацию фактур на сумму более 5 млн злотых Уголовный кодекс предусматривает наказание в виде тюремного заключения от 5 до 25 лет.
3). Проверка его финансовой отчетности на сайте Министерства юстиции Польши. Финансовая отчётность большинства юридических лиц (не считая частных предпринимателей) является доступной. Предприниматель может узнать величину оборота и основные финансовые показатели хозяйственной деятельности своего контрагента, что позволяет более адекватно оценивать риски и принимать взвешенное решение о заключении сделки.
- прописывать процедуры взаимодействия с контрагентами.
Предпринимателю стоит позаботиться о том, чтобы сотрудники компании имели четкие инструкции, как проводить верификацию клиентов, как вести с ними переписку и письменно фиксировать договорённости, заказы на отгрузку и т.д. Такая формализация позволяет успешно проходить налоговые проверки. При этом необходимо помнить, что срок хранения первичной документации в Польше составляет шесть лет.
Что ещё поможет
Существуют также дополнительные инструменты, помогающие бизнесу избежать налоговых ошибок или минимизировать последствия от них:
- индивидуальная интерпретация законодательства.
Очень часто торговые сделки бывают достаточно сложные, например, трёхсторонние, включающие в себя как экспортную, так и импортную составляющую, поставки с НДС и без НДС. В этом случае целесообразно воспользоваться механизмом индивидуальной налоговой интерпретации. Для этого необходимо через государственный портал Gov.pl обратиться за помощью в Национальную налоговую службу.
В заявке на индивидуальную налоговую интерпретацию нужно описать свою хозяйственную ситуацию и собственное представление о том, как должно быть применено налоговое законодательство в данном случае. Запрос может касаться как тех событий, которые уже произошли (актуальные состояния), так и событий, которые только планируются (будущие события).
Официальный ответ от налоговой службы должен быть получен в течение 90 дней. Подтверждённое мнение налогоплательщика имеет защитную силу и может быть использовано в качестве аргумента в суде. Стоимость индивидуальной налоговой интерпретации составляет 40 злотых.
- инфолиния.
В Польша работает инфолиния налоговой инспекции, которой целесообразно воспользоваться, чтобы решить какие-либо сложные вопросы, связанные с налогообложением. К сожалению, ответ, полученный на инфолинии, не всегда является аргументом в суде. Тем не менее, он позволяет понять, как на данный момент интерпретируется подобная ситуация с точки зрения налогового законодательства.
- страхование.
Страховка может покрывать различные случаи и разнообразные предпринимательские риски, начиная от чрезвычайных происшествий, например, с сотрудниками компании до налоговой ответственности как компании, так и самого предпринимателя. Поэтому стоит изучить этот механизм и использовать его.
Защита персональных данных
В Европе штраф за нарушение законодательства о персональных данных может достигать 20 миллионов евро. Основанием для этого является Общеевропейский регламент о персональных данных (General Data Protection Regulation, GDPR или RODO по-польски), который предназначен для того, чтобы защитить конфиденциальность персональных данных граждан Евросоюза и контролировать, каким образом компании и организации обрабатывают, хранят и используют эти данные. Положения регламента применимы к любой компании любого размера вне зависимости от того, где она расположена и где произошло событие по передаче персональных данных.
Для того, чтобы обеспечить защиту персональных данных необходимо:
- обеспечить кибербезопасность компьютерных сетей, серверов и электронной почты;
- разработать внутренние регламенты и под подпись ознакомить с ними сотрудников своей компании, а также провести обучение персонала (предприниматель отвечает не только за себя и за свои действия, но и несёт ответственность за своих сотрудников);
- нанять в компанию штатного инспектора по охране персональных данных или воспользоваться услугами стороннего юриста, который специализируется на этой теме (если компания не подпадает под критерии, по которым в ней должен быть штатный специалист).
О чём ещё не стоит забывать
Во-первых, для осуществления внешнеэкономической деятельности, экспортных и импортных операций в Европе или за её пределами, необходимо заранее побеспокоиться о получении VAT EU и EORI, а также не забывать предоставлять отчётность в INTRASTAT (если бизнес подпадает по критерии обязательности предоставлять отчётность).
- VAT EU (VAT UE) — идентификационный номер налогоплательщика НДС, который должен быть компании, являющейся стороной коммерческой сделки внутри Европейского Союза. Наличие номера можно проверить через систему VAT Information Exchange System (VIES), управляемой Европейской комиссией.
- EORI — уникальный идентификационный номер, используемый на таможенной территории Европейского союза и присваиваемый таможенными органами предпринимателю в таможенных целях. Номер EORI является обязательным для участников внешней экономической деятельности, занимающихся импортом, транзитом, экспортом или другими таможенными процедурами.
- INTRASTAT (Intra EC Trade Statistics) — система сбора статистики внешней торговли между странами-членами Европейского Союза. Каждый раз, когда товар движется из одной страны-члена ЕС в другую, экспортёр и импортёр должны вносить запись в отчет INTRASTAT и по окончании отчётного периода отправлять его в Департамент статистики. Критерии, по которым определяется обязательность предоставления статистической отчетности можно найти на сайте Главного статистического управления Польши (Główny Urząd Statystyczny).
Во-вторых, необходимо помнить об обязанности предпринимателя регистрировать важные изменения в Уставе компании и публиковать финансовую отчётность, если юридическая форма ведения бизнеса подпадает под такие требования.
В-третьих, необходимо знать, что в Польше существует База данных производителей отходов (Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami — BDO), в которой предприниматель должен зарегистрировать свой бизнес, если он генерирует отходы, такие как упаковка, смазочные масла, шины, эдектрооборудование и т.д. За отсутствие регистрации предусмотрен серьёзный штраф. В дальнейшем предприниматель должен предоставлять в контролирующие органы соответствующую отчётность и уплачивать утилизационный сбор.
И в-четвертых, ещё одной темой частых проверок является охрана труда (Bezpieczeństwo i Higiena Pracy — BHP). Все предприниматели в Польше должны обеспечивать своим сотрудникам соблюдение безопасных и гигиеничных условия труда. Для выполнения норм и правил безопасности, необходимо либо нанять штатного инспектора по охране труда, либо воспользоваться услугам стороннего специалиста.
